建設業許可事務においては、許可取得後においても様々なお手続きが発生します。
例えば、5年ごとの許可の更新申請であったり、営業所の所在地・役員・資本金の変更があった場合の変更届。決算終了後に毎年提出する事業年度終了届がこれにあたります。
これらのお手続きには手続き期限が定められています。
千葉県庁では、手続き期限を過ぎてからの提出があった場合、始末書の提出を求められるのです。
この始末書については、様式が無いので、それぞれの事情を考慮して作成する必要があります。
故に、「どのように記載したらよいものか」と悩まれる方も多いのです。
そこで、今回の記事では始末書の作成ポイントと文例を紹介したいと思います。
ただし、あくまで文例ですので、それぞれのご事情にあわせて作成を工夫して頂けると幸いです。
なお、始末書を提出すればお手続きを遅延しても良いという考えは非常に危険です。
これをよく理解した上でお役立て下さい。
目次
始末書の作成の３つのポイント
始末書の作成においては、次の３つの事項を意識するとよいでしょう。
始末書の作成に際しての3つのポイントとは「お手続きの内装」「遅延の原因」「今後の対応（改善）」です。これを文章に盛り込んで作成するとよいでしょう。
お手続きの内容
今回、始末書を提出する原因となった、提出が遅延してしまったお手続きの内容を記載します。
これについては、詳細・具体的に記載しなくても良く、遅延したお手続きの内容に応じて「変更届」「更新申請」などと、ざっくりとした分類を記載することでも足ります。
もちろん、始末書を作成することは、そう何度もあるわけではありませんので、具体的に記載頂いても不都合はございません。
遅延の原因
始末書には、お手続きの期限を「なぜ過ぎてしまったのか」という「原因」を記載します。
様々な事情があるかと思いますが、例えば「業務が繁忙していたため」「書類紛失に伴う期限失念のため」などの記載があるかと思います。
今後の対応
始末書においては、お手続きを遅延してしまったことについて十分反省し、さらに今後どのような対応をとって再発を防止していくかという内容を盛り込むと良いでしょう。
具体的には、「従業員への法令の周知」や「適正な管理体制の構築」などと記載してもよいかと思います。
事案別の記載例
ここでは、それぞれの事案別に始末書の記載例を紹介します。
許可の更新期限までに提出できなかった場合
建設業許可の更新は５年ごとですが、更新する場合には許可期限の９０日前から３０日前まで（千葉県知事許可の場合）に更新申請をおこなう必要があります。これを更新期限といいます。
現在の取り扱いでは、更新期限を過ぎて更新申請をおこなった場合でも、許可の更新は認められます。ただし、許可通知書が発行が遅れますので、許可通知書が発行されるまで（更新許可の裁定が下るまで）は、既存の許可が有効なものと取り扱いされます。
更新の申請期限を過ぎてしまった場合の始末書の記載例です。
この度は、建設業許可更新手続きに際して、弊社の業務が繁忙していたため、その期限を経過しての申請となりました事につき、心より反省しております。
今後は、社員全体への法令周知を徹底し、以後このようなことのないよう適法な事業運営を心がけて参りたいと考えますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
令和○年○月○日
株式会社□□建設 代表取締役 △△太郎
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変更届・事業年度終了届を遅延した場合
建設業許可においては、申請事項に変更が発生した場合には、都度変更届けの提出が必要です。
当該変更届の提出期限は、変更する内容によって異なります。
常勤役員等・保険加入状況・専任技術者・令３条使用人の変更は、変更後２週間以内に変更届けの提出が必要です。
その他の変更事項については、３０日以内と定められています。
また、これに加えて建設業許可業者には毎年の決算後４ヶ月以内に年度終了届（決算変更届）の提出が義務づけられています。
変更届の提出期限を過ぎてしまった場合の始末書の記載例です。
この度は、建設業許可変更届出手続きに際して、弊社の業務が繁忙していたため、その期限を経過しての届出となりました事につき、心よりお詫び申し上げます。
今後は、社内の管理体制を見直し、以後このようなことのないよう法令を遵守し適正な運営を心がけて参りたいと考えますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
令和○年○月○日
株式会社□□建設 代表取締役 △△太郎
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事業年度終了届の遅延＋納税証明書が添付できない
建設業許可業者には、毎年決算終了後４ヶ月以内に事業年度終了届（決算変更届）を提出する必要があります。
当該お手続きは毎年おこなう必要がありますが、うっかり５年後の更新のタイミングまで、まったく提出してこなかったというお話しも聞きます。
この事業年度終了届には、対象とする年度の「法人事業税納税証明書」（個人の場合は個人事業税）を添付することになっていますが、千葉県の県税事務所では、以前４年度までしか取得することができません。
提出期限を過ぎていることに加えて、添付して提出するべき納税証明書が取得期限を過ぎているために提出できないことも想定されます。
このような場合には、始末書に、納税証明書についても追加で記載をする必要があります。
事業年度終了届を遅延したうえに、納税証明書が添付できない場合の始末書の記載例です。
この度は、建設業許可変更届出手続きに際して、弊社の業務が繁忙していたため、その期限を経過しての届出となりました事、及び、当該変更届に添付すべき納税証明書が取得期限を過ぎてしまったため、添付ができないことにつき、深く反省申し上げます。
今後は、社員全体への法令周知を徹底し、以後このようなことのないよう法令を遵守・適正な運営を心がけて参りたいと考えますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
令和○年○月○日
株式会社□□建設 代表取締役 △△太郎
始末書の押印不要
令和3年1月1日より、建設業法施行令の改正に伴い、千葉県での建設業許可事務に係る書類については、原則、書類への押印が廃止されました。（一部押印が必要な書類もあります。）
当該押印の廃止に伴い、これまで押印が必要であった「始末書」についても押印が廃止され、押印なしでも提出することが可能となっております。
まとめ
提出期限は守りましょう
今回は、始末書の記載例をご紹介しましたが、そもそも届出の遅延などは、罰則の対象となる場合があります。
始末書を提出すれば良いという考え方は非常に危険です。
法令を遵守し、適正な事業運営を心がけましょう。
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